Inbox Zero est une méthode qui vous permet de gérer efficacement vos e-mails. L’objectif est que votre boîte de réception soit (presque) vide afin de vous éviter de stresser à cause de vos e-mails.
Vous voulez mettre en pratique l’Inbox Zero ? La clé pour y parvenir : votre messagerie ne doit pas être considérée comme un lieu de stockage. Vous ne devez pas seulement consulter tous les e-mails qui arrivent dans votre boîte de réception, mais vous devez les traiter rapidement, soit en y répondant, soit en les archivant.
Suivez ces 5 étapes pour réussir :
1. Supprimer
Si vous recevez un e-mail indésirable, sans intérêt ou qui contient une information dont vous n’avez plus besoin, supprimez-le. Cela peut sembler radical, mais il est inutile d’encombrer votre boîte de réception avec des messages qui ne contiennent aucune information utile.
Pensez également à vous désinscrire des newsletters et des e-mails marketing que vous ne lisez jamais par manque d’intérêt ou de temps. Cela permet de réduire le nombre de messages que vous recevez par jour. Ainsi, vous allégez votre esprit et votre boîte mail.
2. Déléguer
Certains courriers électroniques que nous recevons ne nous concernent pas vraiment ou nous ne sommes pas le bon interlocuteur. Dans ce cas, transférez directement le message à la personne compétente.
3. Répondre
Si un e-mail nécessite une réponse urgente et que cela ne vous prendra pas plus de deux minutes, faites-le immédiatement. Par exemple, répondez à la question d’un collègue, validez une décision, donnez votre feedback sur un document, etc. Evitez de garder le message dans votre boîte ou de l’ajouter à votre to-do list. Répondez-y tout de suite, puis archivez ou supprimez le message, et passez à autre chose.
4. Différer
Si la réponse à un e-mail demande plus de deux minutes, classez-le dans un dossier « à traiter ». Au cours de votre journée, prévoyez un créneau dans votre emploi du temps pour traiter les messages placés dans ce dossier. Le reste du temps, votre messagerie est fermée afin que vous puissiez vous concentrer sur vos tâches en cours.
5. Archiver
Certains messages ne nécessitent aucune répondre de votre part. C’est le cas des invitations à des réunions ou des messages purement informatifs. Dans ce cas, lisez le message, prenez note (inscrivez la réunion ou l’événement dans votre agenda) et archivez-le.
Aujourd’hui, il existe de nombreux outils qui permettent de diminuer les e-mails, d’améliorer la communication avec vos collaborateurs et d’être plus productif. C’est le cas de la plateforme collaborative Wimi et de son système de channel de discussion, un outil de messagerie instantanée qui permet de centraliser et d’organiser les discussions par projet, et d’échanger avec vos collaborateurs en temps réel.
Conclusion
Grâce à la méthode Inbox Zero, vous ne perdez plus de temps à organiser et classer vos e-mails, mais vous les traitez immédiatement. L’avantage, c’est que vous décidez rapidement de ce que vous devez faire de vos messages. Ainsi, ils ne s’entassent plus dans votre boîte de réception. Votre messagerie est vite (ou presque), et vous, vous êtes plus serein et plus efficace dans vos tâches quotidiennes