Chemin Soleil CouchantE-Mails verursachen 3,8% der Treibhausgase mehr als die zivile Luftfahrt!
34 Milliarden Nutzer weltweit.
1 gesendetes MB = 1 25-Watt-Glühbirne, die 60 Minuten lang eingeschaltet ist.
Nur 1% der in der Digitaltechnik verwendeten Metalle werden recycelt.
Inbox Zero ist eine Methode, mit der Sie Ihre E-Mails effektiv verwalten können. Das Ziel ist, dass Ihr Posteingang (fast) leer ist, damit Sie sich nicht wegen Ihrer E-Mails stressen müssen.
Möchten Sie Inbox Zero in die Praxis umsetzen? Der Schlüssel dazu: Ihr Posteingang sollte nicht als Speicherort betrachtet werden. Sie sollten nicht nur alle E-Mails, die in Ihrem Posteingang landen, durchsehen, sondern sie auch schnell bearbeiten, indem Sie sie entweder beantworten oder archivieren.
Befolgen Sie diese fünf Schritte, um erfolgreich zu sein:
Wenn Sie eine unerwünschte E-Mail erhalten, die Sie nicht interessiert oder die eine Information enthält, die Sie nicht mehr benötigen, löschen Sie sie. Das mag radikal klingen, aber es ist nicht nötig, Ihren Posteingang mit Nachrichten zu verstopfen, die keine nützlichen Informationen enthalten.
Denken Sie auch daran, sich von Newslettern und Marketing-E-Mails abzumelden, die Sie aus Mangel an Interesse oder Zeit nie lesen. Dadurch wird die Anzahl der Nachrichten, die Sie pro Tag erhalten, reduziert. Auf diese Weise entlasten Sie Ihren Geist und Ihre Mailbox.
Manche E-Mails, die wir erhalten, betreffen uns nicht wirklich oder wir sind nicht der richtige Ansprechpartner. Leiten Sie in diesem Fall die Nachricht direkt an die zuständige Person weiter.
Wenn eine E-Mail dringend beantwortet werden muss und Sie dafür nicht mehr als zwei Minuten benötigen, tun Sie das sofort. Beantworten Sie z. B. die Frage eines Kollegen, bestätigen Sie eine Entscheidung, geben Sie Feedback zu einem Dokument usw. Vermeiden Sie es, die Nachricht in Ihrem Posteingang zu behalten oder sie auf Ihre To-do-Liste zu setzen. Beantworten Sie sie sofort, archivieren oder löschen Sie die Nachricht dann und gehen Sie weiter.
Wenn die Beantwortung einer E-Mail länger als zwei Minuten dauert, legen Sie sie in einem Ordner „Zu bearbeiten“ ab. Planen Sie in Ihrem Tagesablauf ein Zeitfenster ein, um die in diesem Ordner abgelegten Nachrichten zu bearbeiten. In der übrigen Zeit bleibt Ihre Mailbox geschlossen, damit Sie sich auf Ihre aktuellen Aufgaben konzentrieren können.
Einige Nachrichten erfordern keine Antwort Ihrerseits. Dies gilt z. B. für Einladungen zu Besprechungen oder rein informative Nachrichten. In diesem Fall sollten Sie die Nachricht lesen, sich eine Notiz machen (tragen Sie das Treffen oder die Veranstaltung in Ihren Kalender ein) und sie archivieren.
Heutzutage gibt es zahlreiche Tools, mit denen Sie weniger E-Mails schreiben, die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern verbessern und produktiver arbeiten können. Ein Beispiel dafür ist die Kollaborationsplattform Wimi und ihr Channel-Diskussionssystem, ein Instant-Messaging-Tool, mit dem Sie Diskussionen zentralisieren und projektbezogen organisieren und sich mit Ihren Mitarbeitern in Echtzeit austauschen können.
Mit der Inbox Zero-Methode verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, Ihre E-Mails zu organisieren und abzulegen, sondern bearbeiten sie sofort. Der Vorteil ist, dass Sie schnell entscheiden, was mit Ihren Nachrichten geschehen soll. So stapeln sie sich nicht mehr in Ihrem Posteingang. Ihre Mailbox ist schnell (oder fast), und Sie sind gelassener und effizienter bei Ihren täglichen Aufgaben.
